Salarisadministratie zelf doen of uitbesteden?

Als je werkgever ben je verplicht om een salarisadministratie bij te houden. Dat is onder meer nodig om de belastingdienst de juiste gegevens te kunnen verstrekken. De vraag is alleen: hoe ga je het bijhouden? Je hebt daarbij de keuze uit het zelf doen, het uitbesteden of te kiezen voor payrolling. Welke optie is het meest geschikt voor jouw bedrijf? Je leest het in dit blog.

Loonadministratie zelf doen

Bedrijven met veel werknemers en een gemakkelijke loonadministratie kiezen er vaak voor om de loonadministratie zelf te doen of een salarisadministrateur in dienst te nemen. Wanneer je de salarisadministratie in eigen beheer houdt, hoef je geen geld uit te geven aan een administatiekantoor of payrollorganisatie. Daarnaast ben je niet afhankelijk van een externe partij. Je behoudt zelf het overzicht en kunt gemakkelijk en snel kleine veranderingen doorvoeren. Bovendien zijn er slimme softwareoplossingen die je kunnen helpen bij het salariëringsproces. Toch blijft het zelf bijhouden van een salarisadministratie een tijdrovend proces. Je bent tijd kwijt met het verwerken van gegevens en je moet je blijven verdiepen in de wet- en regelgeving.

Voordelen Nadelen
Geld besparing Tijdrovend
Niet afhankelijk van externe partijen Investeren in kennis wet- en regelgving
Meer overzicht Verantwoordelijk voor financiële risico's 

Loonadministratie uitbesteden

De beslissing om de salarisadministratie uit te besteden aan een administratiekantoor valt vaak samen met gebrek aan tijd. Er is te weinig tijd om de administratie te voeren, loongerelateerde vragen van medewerkers te beantwoorden of op de hoogte te blijven van veranderingen in de (arbeids)wetgeving. Kies je voor uitbesteden dan ben je van de administratieve rompslomp af en hoef je de wijzigingen in de wet- en regelgeving niet op de voet bij te houden. Daar staat wel een kostenplaatje tegenover. Administratiekantoren vragen in de meeste gevallen een opstarttarief om de gegevens van de medewerkers in te voeren en daarbovenop betaal je een vast bedrag per salarisstrook.

Voordelen Nadelen
Tijdsbesparing Hogere kosten
Minder administratieve rompslomp Afhankelijk van externe partij
Kennis wet- en regelgeving uit handen Minder overzicht

Payrolling

Bij payrolling ga je nog een stapje verder. Je besteedt niet alleen de salarisadministratie uit, maar ook het juridisch werkgeverschap. De payrollorganisatie neemt namelijk jouw personeel op de loonlijst en wordt daarmee juridisch werkgever. Bijkomend voordeel is dat ook de arbeidsrechtelijke risico’s voor rekening van de payrollaanbieder komen, zoals loondoorbetaling bij ziekte en ontslag. Daar heb je dus als functioneel werkgever geen omkijken naar. Bovendien kan via payrolling de termijn om arbeidscontracten aan te bieden worden verlengd tot 5,5 jaar. Voor de dienstverlening betaal je per gewerkt uur van de payrollmedewerker een payrolltarief. Dit is het bruto uurloon van de medewerker vermenigvuldigd met een omrekenfactor.

Voordelen Nadelen
Tijdbesparing Hogere kosten
Geen administratieve rompslomp Afhankelijk van derde partij
Kennis wet- en regelgeving uit handen  
Werkgeversrisico's uit handen  

Welke optie past het best bij jouw bedrijf?

Om de juiste keuze te maken, moet je voor jezelf de afweging maken welke investering je wilt doen in tijd, kennis en geld, hoe onafhankelijk je wilt zijn en welke werkgeversrisico’s je wilt nemen.

Wil je liever tijd of geld spenderen aan je salarisadministratie?
Kies je voor geld, dan is uitbesteden de beste optie. Dan blijven er twee opties over: uitbesteden aan een administratiekantoor of payrolling. Benieuwd wat payroll jouw organisatie kan bieden. Download dan ons gratis whitepaper Payrolling: meer focus op je core business. In dit whitepaper geven wij een betrouwbare oplossing zodat jij je meer tijd hebt voor je bedrijf.

Download ons gratis whitepaper

Mockup